AnwendungsbeispieleModerne Projektverwaltung im Projektmanagement

Die Anforderungen an eine moderne Projektverwaltung

Immer mehr Unternehmen arbeiten projektbasiert. Dabei kommen häufig Projektmanagement Tools zum Einsatz die beim Planen, Steuern und Kontrollieren der zeitlich begrenzten Vorhaben unterstützen. Nicht selten wird dabei jedoch die Dateiablage vernachlässigt. Denn auch die Menge an Daten und Dateien wachsen mit dem Projekt und seinem Lebenszyklus. Und auch nach Ablauf eines Projektes müssen Dateien häufig, auf Grund gesetzlicher Bestimmungen, weiter aufbewahrt werden.

 

Die Lösung liefert ein übersichtliches Projektdashboard

Unsere Projektdashboard-Lösung bietet die perfekte Grundlage für eine moderne und dateibezogene Projektverwaltung. Mit dem OCTO Dashboard der Next Iteration haben Sie stets eine Übersicht über alle Projekte und können diese nach verschiedenen Eigenschaften gefiltert darstellen.

 

Projektdashboard

 

 

In dem hier beispielhaft dargestellten Projektdashboard werden die Projekte auf oberster Ebene als Kacheln dargestellt. Zur besseren Transparenz sind diese bereits durch den Einsatz von Registerkarten nach Projektphasen wie beispielsweise „Vorplanung“ oder „Realisierung“ vorstrukturiert.

Über die Drag & Drop Funktion haben Nutzer die Möglichkeit, Dokumente direkt in eine Kachel fallen zu lassen und damit das Dokument automatisiert, mit den projektbezogenen Eigenschaften vorbelegt, abzulegen. Die Projektkacheln können in unterschiedliche Bereiche unterteilt werden, um bei der Ablage sowie der Anzeige beispielsweise zwischen Bildern und Dokumenten unterscheiden zu können.

 

Neue Projekte ganz einfach anlegen

Über das Plus-Icon in der Registerkarte, kann im Handumdrehen ein neues Projekt angelegt werden. Dafür muss lediglich der Projektname und eine Projektnummer definiert werden. Optional können weitere Eigenschaften wie der Projektleiter, ein Startdatum, ein Budgetrahmen usw. angegeben werden. Im Hintergrund wird für das neue Projekt eine Bibliothek mit allen erforderlichen Inhaltstypen angelegt. Neue Dokumente werden zukünftig dort abgelegt.

 

Projekteigenschaften bearbeiten oder anpassen

Über das Stift-Icon auf jeder Projektkachel können Projektinformationen nachträglich ergänzt oder bearbeitet werden. Ebenso kann die Projektphase abgeändert und das Projekt damit verschoben werden.

 

Übersichtliche und moderne Kachelansicht

 

 

Klickt der Anwender auf eine der Projektkacheln, so öffnen sich alle zugehörigen Elemente. Dies können nicht nur Dokumente sein, sondern auch Links, Aufgaben oder sonstige Elemente.

Die moderne Kachelansicht ermöglicht dem Anwender bereits einen ersten schnellen Einblick in die jeweilige Information. Zusätzlich werden auf der Kachel Eigenschaften wie Titel, Dokumententyp oder Inhaltstyp dargestellt.

Am linken Seitenrand befindet sich ein einklappbares Filterpanel, das individuell definiert werden kann. Neben Standardfiltern wie Autor, Erstelldatum oder Dateityp können auch individuelle Filter wie der Inhaltstyp oder Eigenschaften wie beispielsweise „Kunde“ definiert werden.

Gesuchte Elemente können so im Handumdrehen aufgefunden werden. Gesetzte Filter, die man häufiger benötigt, können als eigene Ansicht abgespeichert werden. Eine zusätzliche Möglichkeit schnell auf Dokumente zuzugreifen, bietet die Favoritenfunktion. Über den Stern auf der Kachel können Dokumente zu den Favoriten hinzugefügt werden.

 

Weitere Projektebenen

 

 

Ähnlich einer Filestruktur können selbstverständlich auch weitere Ebenen eingebaut werden. Zum Beispiel eine Sortierung nach Inhaltstypen oder Verantwortungsbereichen innerhalb eines Projektes.

 

Berechtigungen in Projekten

Für eine Projektverwaltung ist auch die Berechtigungsstruktur von elementarer Bedeutung. Berechtigungen werden über Berechtigungsgruppen und Berechtigungsstufen gepflegt. Im Dashboard werden dem Anwendern nur die Inhalte angezeigt, auf welcher er mindestens Leseberechtigungen besitzt. Zusätzlich können auch ganze Tabs je nach Berechtigung ein-/ausgeblendet werden.

SharePoint Standardfunktionen wie die Versionierung oder Zugriffsprotokolle erhöhen die Transparenz zusätzlich.

 

Ergebnis

Die Projektverwaltung mit dem OCTO Dashboard stellt eine moderne und praktische Möglichkeit dar, Projektinformationen zentral zu bündeln und Inhalte optimal auffindbar zu machen. Gleichzeitig werden die Transparenz und Revisionssicherheit im Unternehmen gefördert.

Das Content Dashboard stellt dabei kein Produkt, sondern eine Lösung dar, bei deren Installation und Konfiguration wir sie gerne betreuen. Die beschriebene Projektverwaltung wird dabei an Ihren Bedarf angepasst und weitere Funktionen können implementiert werden.

Selbstverständlich unterstützen wir Sie auch bei der Migration und automatisierten Strukturierung bestehender Daten in das neue System. Auch nach dem Go-Live sind wir noch für Sie da und stehen jederzeit als Ansprechpartner für Sie zur Verfügung.

 


Notice: Trying to access array offset on value of type bool in /www/htdocs/w0136fd5/octodashboard.de/wp-content/themes/applauz/views/prev_next.php on line 36
Nächster Anwendungsfall
Wissensmanagement
Next Iteration

Die Next Iteration ist der Office 365 und SharePoint Dienstleister, der Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiter und Informationen zu verbinden. Wir beraten unsere Kunden auf Augenhöhe und greifen dabei auf unsere jahrelange Erfahrung zurück. Wir entwickeln digitale Arbeitsplätze, die Menschen die tägliche Arbeit mit Informationen erleichtert.

Blog

Bleiben Sie auf dem Laufenden! Auf unserem Blog schreiben wir regelmäßig über Neuerungen rund um Dokumentenmanagement, Collaboration und den Digital Workplace.

Verpassen Sie nichts!

Sie wollen Tipps zu Dokumentenmanagement und neue Funktionen in unserem OCTO Dashboard kostenlos per E-Mail bekommen? Dann melden Sie sich hier für den OCTO-Newsletter an.

Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass wir Ihnen einen Newsletter zu den Themen Dokumentenmanagement und OCTO Dashboard schicken dürfen. Sie können der Einwilligung jederzeit widerrufen. Mehr dazu: Datenschutz

Copyright by Next Iteration. All rights reserved.