OCTO Dashboard als zentrale Vertriebsplattform
OCTO Dashboard als Vertriebsplattform eignet sich besonders für Vertriebsmitarbeiter, die viel unterwegs sind, aber jederzeit und von überall Zugriff auf ihre Dokumente brauchen. Als zentrale Plattform ermöglicht es schnellen und übersichtlichen Zugriff auf Dokumente verschiedenster Quellen. Je nach Menge der zu strukturierenden Daten kann die Vertriebsplattform über verschiedene Dashboards verfügen wie beispielsweise „Neueste Produkte“, „Bestellungen“, „Verkaufschancen“ oder „Werbeunterlagen“. Diese sind über die horizontale Navigation erreichbar.
In den jeweiligen Dashboards hat der User die Möglichkeit über das schwarze Minus-Ikon Dokumente, die er schon gelesen hat auszublenden, ein Vorgang der über die Checkbox „Ausgeblendete Inhalte anzeigen“ jederzeit wieder rückgängig zu machen ist. Die Möglichkeit, bereits Gelesenes auszublenden zu können, verbessert den Überblick über noch offene und zu bearbeitende Tasks.
Zusätzlich ist es möglich von der Kacheldarstellung der Dokumente in eine gelistete Darstellung zu wechseln. So kann jeder Mitarbeiter die Darstellungsform wählen, die seiner Arbeitsweise entgegenkommt. Über die Filterungsfunktion im linken Bereich jeden Dashboards kann die Ergebnismenge für Suchen schnell eingeschränkt werden, so dass dem Anwender ausschließlich für ihn relevante Inhalte angezeigt werden.
Die horizontale Navigation bietet dem Anwender die Möglichkeit, eigene, vorgefilterte Views auf die Dashboards zu erstellen und aufzurufen. Dadurch kann jeder Anwender schnell und genau auf die Inhalte zugreifen, die für ihn relevant sind und muss nicht für jeden Zugriff eine neue Suche starten. Zum Beispiel könnte der Mitarbeiter alle Dokumente seines Gebietes nach Städten, Produkten oder Kunden sortieren lassen.
Lesebestätigung mithilfe von Dokumentenlenkungsprozess anfordern
In Unternehmen ändern sich Regelungen und Anweisungen von Zeit zu Zeit. Damit jeder darüber informiert ist, werden solche Dokumente normalerweise im Intranet veröffentlicht. Um sicherzustellen, dass diese wichtigen Informationen an den richtigen Stellen ankommen und gelesen werden, verfügt OCTO Dashboard über einen Dokumentenlenkungsprozess. Über diesen können Anwender automatisiert aufgefordert werden, den Erhalt eines Dokumentes bzw. das Lesen desselben zu bestätigen. Dieser Prozess läuft wie folgt ab: Der Ersteller eines Dokumentes gibt den oder die Empfänger im Personenfeld ein und startet den Workflow. Jeder in diesem Feld genannte User erhält eine Workflowaufgabe inklusive E-Mail-Benachrichtigung mit der Aufforderung das betreffende Dokument zu lesen. Wenn der Anwender das Dokument aufruft, wird das Lesen des Dokumentes bestätigt. Diese Bestätigung wird protokolliert und kann jederzeit von jedem, der über die entsprechenden Rechte verfügt, eingesehen werden.
Vertriebsnews direkt über OCTO Dashboard einsehen
Jedes OCTO Dashboard enthält ein „News“ Panel im rechten Bildschirmbereich. Über diese Funktion können beispielsweise Vorgesetzte alle Mitarbeiter gleichermaßen über Neuigkeiten informiert halten. Dies ist besonders im Außendienst wert- und sinnvoll, da diese wichtigen Mitarbeiter oft wenig direkten Kontakt zu Kollegen und Vorgesetzten haben.
Dieser Bereich ist in der Standardansicht klein dargestellt und kann bei Bedarf über einen Button auf- und auch wieder zugeklappt werden. Hier werden dem Anwender alle Neuigkeiten übersichtlich dargestellt und die Anzahl der Neuveröffentlichungen wird ihm angezeigt. So verpasst er keine wichtige Neuigkeit und bleibt immer auf dem Laufenden.
Ergebnis
OCTO Dashboard als Vertriebsplattform gibt Vertriebsmittarbeitern Zugriff von überall auf alle Dokumente, die sie In ihrem Arbeitsalltag und für Kunden brauchen. Diese sind übersichtlich für den jeweiligen User sortierbar und erleichtern ihm so die Arbeit. Ein Dokumentenlenkungsprozess protokoliert Zugriffe auf wichtige Dokumente und über den „News“ Bereich bleiben die Mitarbeiter des Vertriebs auf dem neusten Stand wodurch die Teamzugehörigkeit gestärkt wird.