Probleme bei der Verwaltung von Medien
Da die Anzahl von Medien wie Bilder und Videodateien auf dem Laufwerk oder Fileshare stetig zunimmt und diese nur spärlich über ihren Namen und Ablageort verschlagwortet werden können, haben es Mitarbeiter, die nach Bildern suchen, immer schwerer, Inhalte aufzufinden. Die Strukturierung der Daten erfolgt rein über die Namensgebung und den Ablageort, weitere Metadaten der Fotos werden nicht genutzt. Dadurch verbringen Ihre Mitarbeiter viel Zeit mit der Suche nach dem perfekten Bild – Zeit, die sie sinnvoller einsetzen könnten.
Mediendatenbank mit OCTO Dashboard
Mit OCTO Dashboard, über das Inhalte logisch strukturiert und kachelbasiert dargestellt werden können, ändert sich dies. In OCTO Dashboard werden Ihnen Bilder aus verschiedenen Bildbibliotheken konsolidiert dargestellt wodurch Sie eine Übersicht über alle Bilder erhalten und Ihnen das Arbeiten mit diesen erleichtert wird. So können Sie bibliotheksübergreifend auf alle Bilder zugreifen, nach Medienelementen suchen oder über deren Inhalte filtern.
In OCTO Dashboard können Inhalte über Gruppenkacheln direkt auf eine bestimmte Kategorie vorgefiltert werden, wodurch die Ergebnismenge ihrer Suche deutlich und schnell reduziert wird. Um dies zu erreichen, gehen Sie über den Tab „Nach Kategorie“ und wählen dort den entsprechenden Filter aus. In der linken, auskappbaren Filterleiste finden Sie weitere Möglichkeiten Ihre Suche zu verfeinern.
Wenn Sie eine Gruppenkachel ausgewählt haben, kommen Sie über die Breadcrumb-Navigation jederzeit wieder auf die Übersicht der Gruppenkacheln zurück – oder auf jeden Teil des bis dahin zurückgelegten Navigationspfades.
Sollten Sie Ihre Suchergebnisse mit höherer Auflösung und größer dargestellt schnell durchsuchen wollen, können Sie einfach die gelistete Ansicht wählen, wo auch weitere Informationen und Eigenschaften zum Foto dargestellt werden können. Zwischen der Kachel und der Listenansicht kann jederzeit hin und her gewechselt werden. Bei Bildern, die Ihnen besonders gut gefallen, können Sie das Sternchen anklicken und damit das jeweilige Bild als Favoriten markieren. Diese können Sie dann über „Meine Favoriten“ aufrufen und dort dann bequem Ihre Endauswahl treffen.
Medienbibliothek
Für jeden Fachbereich gibt es im Hintergrund einen physischen Ordner in der SharePoint Medienbibliothek, in dem Bilder, Videos und Audiodateien automatisiert abgelegt werden. Die Vergabe der Berechtigungen auf die Medien erfolgt, nach den zuvor festgelegten Regeln, ebenfalls automatisiert. Berechtigte Nutzer können jederzeit auf diesen Ordner zugreifen und diese Regeln anpassen.
Grundsätzlich gibt es zwei Wege Medien in den Bibliotheken abzulegen:
Medien manuell hinzufügen
Wenn Sie neue Bilder oder Videos zu Ihrer Bibliothek hinzufügen wollen können Sie das, wie gewohnt, entweder per Drag&Drop oder über den Upload-Button der Ablagebibliothek tun. Sie können auch die Metadaten (Eigenschaften wie Abteilung, Fachbereich etc.) Ihrer Dateien von Hand ausfüllen, dann werden die Fotos automatisiert im dafür vorgesehenen Ordner abgelegt und mit den entsprechenden Berechtigungen versehen. Dadurch kann nur der Mitarbeiter, der über die Berechtigung dazu verfügt, auf das jeweilige Bild zugreifen. Ein weiterer Vorteil von OCTO Dashboard ist, dass man nicht genau wissen muss, in welcher Zielbibliothek ein Bild abgelegt werden soll, es reicht es in der Ablagebibliothek abzulegen, alles andere geschieht automatisch.
Ablage mit automatisiertem Tagging
Wenn Sie Ihre Fotos und Videos automatisiert ablegen möchten, können diese während des Ablagevorgangs automatisch mit Metadaten versehen werden. Dazu ziehen Sie die Datei einfach per Drag&Drop auf eine Gruppenkachel und lassen Sie dort „fallen“. Jetzt werden Ihren Medien automatisch die Metadaten der Gruppenkachel hinzugefügt. Weder müssen Sie noch etwas von Hand ausfüllen, noch müssen Sie die Zielbibliothek kennen, in die Ihr Bild abgelegt werden soll.
Inhalte sammeln und teilen
Falls Sie mit externen Partnern, die keinen Zugriff auf Ihr Dashboard haben, Medien austauschen möchten, können Sie mit dieser Funktion beliebig viele Inhalte aus einem Dashboard auswählen, in den persönlichen Bereich Ihres Benutzers kopieren, und anschließend alle kopierten Inhalte per Mail versenden oder anderweitig bereitstellen. Die Dokumente, die in den persönlichen Bereich kopiert wurden, können automatisiert nach einer definierten Zeit gelöscht werden.
Ergebnis
OCTO Dashboard erleichtert Ihnen und Ihren Mitarbeitern das Auffinden und Arbeiten mit Medien erheblich, indem es diese bibliotheksübergreifend, filterbar und übersichtlich entweder in Kachel- oder Listenform darstellt, die Ablage und Wiederauffindbarkeit der Medien vereinfacht und die Zugriffsrechte darauf verwaltet.