Die Vorteile von digitalisierten und automatisierten Prozessen
Der größte Vorteil von digitalisierten und automatisierten Prozessen liegt vor allem in der höheren Qualität der Arbeitsergebnisse Ihrer Mitarbeiter. Diese kommt dadurch zustande, dass Fehler durch die Validierung der Eingaben sofort bemerkt und daher nahezu eliminiert werden können. Aus finanzieller Sicht machen sich niedrigere Prozesskosten durch den erhöhten Automatisierungsgrad digitaler Abläufe sowie Kostenersparnis auf Seiten von Büromaterial wie Papier, Order, Druckpatronen und Porto bemerkbar. Außerdem werden weniger Archivräume benötigt, die dann für anderweitige Verwendung zur Verfügung stehen. Gerade in der heutigen Zeit, in der verstärkt auf Nachhaltigkeit geachtet wird leisten digitalisierte Prozesse einen spürbaren Beitrag, weil weniger Papier verwendet wird. Durch die zentrale Protokollierung der einzelnen Schritte ist nicht nur eine erhöhte Transparenz gegeben, sondern es besteht auch die Möglichkeit einer kontinuierlichen Prozessoptimierung. Auf diese Prozesse kann von überall zugegriffen werden, was Ihren Mitarbeitern den Arbeitsalltag erleichtert. Ein weiterer großer Vorteil von automatisierten Prozessen ist, dass sichergestellt werden kann, dass Ihre Abläufe sowohl rechtskonform sind als auch Ihrer Governance entsprechen. Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Ihre Reaktionszeiten schneller, Ihre laufenden Kosten geringer und Ihre Prozesse übersichtlicher werden, wenn Ihre Prozesse digitalisiert und automatisiert werden.
Prozessdigitalisierung mit OCTO Dashboard
Mit OCTO Dashboard können Prozesse über klickbare Prozessmodelle und/oder Workflows dargestellt werden. Die klickbaren Prozessmodelle werden für die Darstellung von Prozessen im Unternehmen verwendet, während die Workflows den digitalen Ablauf der Prozesse definieren und durchführen. Prozesse können in Visio modelliert und dann in die SharePoint Ablauforganisation Ihres Unternehmens eingebunden und über einen Link oder ein Bild mit dem entsprechenden Prozess verknüpft werden.
Klickbare Prozessmodelle
Das Prozesshaus (Prozesslandkarte/-landschaft) stellt die typische Dreiteilung der Prozesse dar.
- Die Kern-Prozesse stehen im Mittelpunkt der Prozesse eines Unternehmens. Sie haben einen direkten Bezug zu den Kunden, denn mit Ihnen verdient das Unternehmen sein Geld.
- Die Unterstützungs-Prozesse helfen, die Kern-Prozesse stets effektiv und effizient umzusetzen.
- Die Management-Prozesse dienen der Umsetzung der Strategie, der Steuerung, des Controllings etc.
Mit OCTO Dashboard können Sie zwischen der Prozessansicht und der Dashboardansicht hin- und herwechseln.
Prozessansicht:
Die Prozessansicht ist in der obersten Ebene ein Prozesshaus, in dem einzelne Teilprozesse angeklickt werden können. Mit Klick auf einen Teilprozess öffnen sich die diesem Prozess untergeordneten Prozesse. Dieses Prozesshaus ist frei an ihr Geschäftsmodell und ihre Anforderungen anpassbar und jederzeit durch beliebige Felder, Eigenschaften (z. B. „Beschreibung“, „Verantwortlichkeit“ oder „neueste Dokumente“) und Ebenen ergänzbar. Ebenso können jederzeit bereits bestehende oder neue Prozesse untergeordnet werden.
Durch die Integration Ihres Prozesshauses in Ihr Intranet können Ihre Mitarbeiter dieses jederzeit einsehen und neue Prozesse analog erstellen, so dass Ihre Governance eingehalten wird und Prozessabläufe übertragbar sind. Die Breadcrumb-Navigation ermöglicht dem Nutzer immer den Überblick über seinen bisherigen Navigationspfad und erlaubt ihm jederzeit ein Zurückspringen auf vorhergegangene Prozessgruppen. Durch die bessere Übersicht ist eine schnellere Navigation innerhalb des Prozesshauses möglich.
Dashboardansicht:
Die Dashboardansicht stellt einen alternativen Weg dar, Prozesse zu finden und zu öffnen. Innerhalb dieser Ansicht können mit Hilfe von Kacheln alle Informationen abgebildet werden, die Sie in Ihrem Unternehmen benötigen oder Ihren Mitarbeitern zur Verfügung stellen möchten. In der Dashboardansicht können Sie über spezifische Filter nach Eigenschaften filtern bzw. suchen und dadurch Ihre Ergebnisse qualitativ verbessern, wodurch Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen können.
Workflows
Grundsätzlich können alle digitalen Prozesse Ihrer täglichen Arbeit als Workflows in SharePoint oder Power Automate umgesetzt werden. Auch Inhalte, die nicht aus Sharepoint kommen, können eingebunden werden. Beispiele für hilfreiche Workflows sind Genehmigungsprozesse, Aufgabenzuweisungen, Veröffentlichungsprozesse, Lesebestätigungen etc. Diese Workflows können entweder manuell oder automatisiert gestartet werden, in der Dashboardansicht sogar direkt aus einer Kachel heraus.
Über das Dashboard kann auch der Entscheider eines Vorgangs direkt über eine Anfrage informiert werden.
In dem Anfragen-Dashboard können die Anfragen
- nach beliebig vielen Eigenschaften gefiltert,
- über die Navigation auf „Meine Anfragen“, „Ausstehende Anfragen“ und „Gesendete Anfragen“ aufgerufen,
- über die Suche sehr schnell gefunden,
- und direkt genehmigt oder abgelehnt werden.
Ergebnis
Wenn Sie Ihre Prozesse mit OCTO Dashboard verwalten, sind diese übersichtlich, entweder als klickbare Prozessmodelle in der Prozessansicht, oder als Kacheln in der Dashboardansicht angeordnet. Dadurch sind sie einfach zu suchen, zu finden und zu reproduzieren. Durch den Einsatz von Workflows verkürzt sich die Bearbeitungszeit und Anfragen zu Genehmigungen gehen nicht mehr unter, da sie an einer Stelle konzentriert sind.